本帖最后由 麦田财务 于 2015-8-25 16:20 编辑
麦田教育基金会财务自查报告
根据广东省麦田教育基金会理事会的要求,秘书处邀请基金会监事及志愿者代表对基金会（2014年7月1日-2015年6月30日）财务情况进行了自查，并对发现的问题提出整改措施。
一、自查时间： 2015年8月21日--23日
二、自查及协助人员： 基金会监事代表：会计师林建华（代表基金会监事万明） 志愿者代表：注册会计师孟光（麦田ID：白开水）、所属绵阳团队 志愿者代表：会计师刘海（麦田ID：微笑的眼泪）、所属十堰团队 协助人员：刘玉华（麦田ID：冬雪佳芸）、麦田基金会专职财务行政主管 协助人员：陈瑜（麦田ID：小大）、麦田基金会专职出纳
三、自查地点： 基金会办公室（广州市海珠区江怡路214号1503）
四、自查内容、流程及方法： 本次财务自查是根据《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计档案管理办法》、《麦田教育基金会财务管理制度》等相关规定,自查内容包括：财务管理框架是否合理，账户管理是否规范，财务管理制度、会计制度的执行及会计核算情况，检查期间财务、资金运作情况，接受捐赠收入、公益性项目及行政费开支情况，财务信息公布及监督情况。 自查流程：查看财务制度--银行明细账--项目明细账--抽查原始凭证--财务制度的执行情况--抽查人员提供自查报告。自查的方法包括制度检查、凭证抽查、询问及穿行测试等方法。
五、自查情况 经过全面自查,现将自查情况逐项列示如下: 1、财务人员和机构设置情况 1.1主管会计工作负责人及会计机构负责人情况 基金会设专门财务部。财务部负责人担任会计机构负责人。 1.2 会计人员岗位设置情况 基金会财务部共计设置两名专职财务人员,会计一名,出纳一名,财务人员均有《会计从业资格证》,并具备相应的专业知识和专业技能。 1.3 会计人员专业培训情况 基金会会计人员不定期参加财务相关专题的培训和讲座。
2、会计政策相关情况 2.1 财务管理制度体系基本情况 在《基金会财务管理制度》下,基金会建立了如下财务管理相关制度：《麦田计划分社/团队财务管理细则》、《麦田教育基金会员工手册》、《财务部管理手册》等，最后一次修订时间在2012年12月。 2.2 企业会计政策相关情况 基金会执行《民间非营利组织会计制度》。 2.3 重大会计差错更正情况 自查中基金会在2014年7月1日-2015年6月30日期间未发生重大会计差错事项。 2.4 固定资产管理情况 基金会对固定资产有专人负责管理，财务人员参与定期固定资产盘点核对工作。
3、财务信息系统使用和控制情况 3.1 财务信息系统基本情况 基金会财务信息系统由计算机硬件设备、财务软件、数据保存及备份、操作规程和使用人员组成的一个综合会计信息系统，并由财务软件公司人员负责软件及系统维护。财务软件的服务器端及客户端的计算机均采用的是windows平台操作系统,财务软件的操作是建立在windows平台之上,并且生成的相关财务报表均由office软件支撑。 3.2 财务信息系统应用情况 当月会计凭证生成后,实行交叉审核,即制单人不能审核由自己所录入的会计凭证，需由不同的人员进行审核、记账。 3.3 财务信息系统访问权限的控制 财务人员根据职位类别对应的系统权限,除基金会财务人员外,基金会其他部门人员经财务部负责人审批许可后才能使用财务软件。关联基金会人员不得操作使用本基金会的财务软件并进入查询本基金会财务系统信息。
4、会计核算基础工作规范性情况
4.1 会计凭证编制及管理情况 记账凭证所附原始凭证单据齐全,会计凭证单独按月装订，捐赠收入记账凭证后附银行到账通知、专用收据（大额捐赠协议另存备查），所附原始单据齐全。业务活动成本记账凭证后附银行转账单据、拨款申请表、费用报销单及发票等。记账凭证有记账人员、出纳（收款和付款凭证）签名。原始凭证一个月装订一次，按年按月顺序排列放置凭证柜里，由会计专人保管。总账和明细账一年打印一次，由总账会计和会计机构负责人签字。
4.2记账基础工作情况 基金会出纳付款或者收款后取得银行支付凭证或者收款凭证及时进行登记、收入每笔均单独入账、付款是在审批手续和单据齐全后入账，会计凭证摘要基本能反映业务活动内容。 4.3 应收款项核对情况 自查发现，基金会财务人员每月在麦田论坛公布往来款明细，同时与各分社（团队）项目组单独核对往来款项。 4.4账表的处理情况 出纳根据银行账户情况逐笔登记银行存款日记账，会计根据记账凭证登记相关科目明细账，每月结转收支科目。每月汇总登记总账编制财务报表。
5、资金管理和控制情况
5.1 管理制度和岗位设置情况 自查发现基金会已经制定货币资金管理相关规定,基金会财务部是货币资金管理部门,基金会所有付款均经过由经办人申请、出纳初审、财务负责人复核、项目负责人审批、秘书长审核签批、出纳付款的程序进行。财务部负责资金管理业务,财务负责人是资金管理负责人,负责确保资金安全有效、确保资金运作合法合规、审核支付手续和方式等。资金的支付审批、复核与执行岗位分离,资金的保管、记录与盘点清查岗位分离,出纳没有兼任稽核、会计档案保管、收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。
5.2 付款审批控制情况 自查中发现资金已建立分级审批制度,执行中所有的资金支付均需要秘书长、财务负责人审批才能支付;付款申请单注明了款项用途,并附发票、收据或其他相关资料说明。
5.3 银行账户管理情况
自查中未发现基金会以个人名义或其他单位名义开立银行账户的情况。自查中发现由出纳赴银行获取银行对账单,同时基金会指定会计专人每月核对并编制银行余额调节表,并由财务负责人复核签名并留底。单位付款基本使用银行支付,出纳根据签批的付款申请单及附件办理付款手续。收款和付款记账凭证均有出纳人员签名或者盖章。 5.4 现金和银行存款的管理情况
自查中发现已经建立定期的现金盘点制度，制度规定基金会的库存现金限额为1500元。自查中发现检查范围时间段，库存现金为0，未发现现金坐支情况。 自查中发现已经建立网银付款制度，U盾操作、二级授权。未发现有违规操作行为。
5.5 财务印鉴保管情况
自查中发现财务专用章和基金会法定代表人私章均由财务负责人保管。
6、接受捐赠收入、公益性项目及行政费支出情况 6.1接受捐赠的财务管理 自查中发现，捐赠款项均通过基金会对公银行账户和支付宝账号接受，未发现有接受现金捐赠款项。财务人员根据捐赠款项用途分明细核算。 6.2公益性项目支出情况 自查中发现，公益性项目支出均通过基金会对公银行账户和支付宝账号支付，未发现有现金支付情况。财务人员根据所需支付款项所属项目核对余额后，严格履行资金管理审批程序后支付。 6.3行政办公费支出情况 自查中发现，基金会行政办公费及专职人员工资由募集的专项经费支付，未发现有在项目捐款中支付情况。行政费及工资均通过基金会对公银行账户支付，未发现有现金支付情况。行政费及工资支付范围及标准按基金会相关规定执行，未发现有范围外及超标准情况。
7、财务信息公布及监督情况 7.1财务信息公布 自查中发现，财务部在麦田计划论坛不定期公布基金会银行账号接受捐赠的全部明细情况。定期公布基金会每月的财务报表。 7.2监督情况 自查中发现，基金会每年均聘请具有资质的会计师事务所对基金会财务情况进行全面审计，出具审计报告。报告意见类型均为标准无保留意见。自2014年开始每年一次邀请麦田志愿者代表对基金会账务进行自查，同时在麦田计划论坛公布自查情况接受全体志愿者监督。
六、问题及建议 1、部分原始凭证缺少或不规范 1.1自查中发现，助学款支出所附原始凭证为接受捐款学生所在学校盖章收条，学生及家长签字单据（明细表）则另行保管。自查人员认为：学生及家长签字单据（明细表）为资助款发放确认的原始凭据，建议必须将学生签字单据（明细表）在有关记账凭证后附。 1.2自查中发现，助学款支出所附原始凭证中，学校收条上负责人签字笔迹差异较大。抽查发现，2015年1月73#凭证和2015年5月36#凭证所附收条，商城县余集高级中学同一负责人的签字在两张收条中笔迹差异明显；2015年3月27#凭证和2015年3月67#凭证所附收条，茌平县第二中学同一负责人的签字在两张收条中笔迹差异明显。自查人员认为：收条系原始单据，内容中的瑕疵会直接影响真实性。建议：为保证资助款发放的真实性，资助款发放人员应严格遵守相关规定发放资助款和取得真实内容的凭据。自查人员同时建议：从财务角度考虑可将学校收条形式改为学校证明形式。 1.3自查中发现，有原始凭据错误问题，抽查中发现2015年1月59#凭证，雅安少年社装修及物资采购，所附发票样式有误，网上也未能查询到该发票信息；2015年5月110#凭证，爱的小屋项目支出款项，用发票记账联作为报销联入账情况。自查人员认为：违法国家有关财务规定。建议基金会财务认真审核相关单据，及时纠正类似情况。 1.4自查中发现，项目支出中大额物资采购或建设工程仅附有发票，缺少所购商品明细清单或工程量清单，自查人员认为：缺少明细清单无法判断所购物资或建设项目的合理性，建议未注明商品明细内容的发票应后附商品明细清单或工程量清单。 1.5自查中发现，有支出未取得正规票据的问题。抽查发现2015年2月36#凭证，麦田少年社辛集市马家庄装修费，用收条代替发票；2015年1月79#凭证，雅安少年社装修费，用收条代替发票。自查人员认为：违反相关财务规定。建议基金会财务认真审核相关单据，及时纠正类似情况。 1.6自查中发现，有支出报销单或原始凭据涂改痕迹。抽查发现，2015年5月104#凭证，贵阳瓦窑坪教学点天成小学物资采购，其中一张5460元发票有涂改痕迹。自查人员认为：违反相关财务规定。建议基金会财务认真审核相关单据，及时纠正类似情况。 1.7部分费用报销单缺少经办人签字和支出内容说明，自查人员认为：影响支出审批流程完整性。建议财务部加强审核，督促各支出报销人按相关制度规定完整地填写报销单据。
2.应收款问题 自查中发现，基金会其他应收款截止2015年6月余额为1,815,150.07元，基本为各分社（团队）挂账。部分款项时间已超过三年。其中长期挂账较大金额（截止15年6月余额在10万元以上）有：李剑霞（昆明分社）余额为172,979.00元、何康（十堰分社）余额为101,388.00元、何奇颖（成都分社）余额为138,350.00元、李海霞（盐城分社）余额为149,550.00元。经查询，其他应收款余额形成原因主要为各分社（团队）未及时将支出单据寄回基金会财务入账。自查人员认为：其他应收款余额实际为基金会已发生支出，由于缺少入账凭据、无法及时入账，导致未能客观反映基金会的真实财务状况，致使基金会的财务信息严重失实。建议：严格执行基金会财务管理制度，以确保财务信息反应的真实性和及时性。
3.麦田装备问题 麦田装备所涉及资金，未在基金会账务中反应。财务人员仅与物资管理人员定期核对相关数据。自查人员认为：麦田装备的制作销售涉及麦田品牌。建议将麦田装备作为基金会项目进行管理、或在保障基金会权益前提下授权其他单位（个人）经营麦田装备。
4.财务审批问题 自查中发现，基金会所有付款均按规定的程序进行，实际流程为邮件形式执行，纸质审批表签名为打印。自查人员认为：邮件形式不能替代本人签字，建议规范财务审批流程，相关审批人员定期对审批单据依据邮件内容集中签字确认。如有审批人长期不在总部办公的，可通过授权说明，交由财务部保存备查。
5.票据回收时间跨期问题 自查中发现，部分原始单据入账时间和实际票据时间间隔较长，抽查发现2014年10月53#凭证, 票据回收时间2014年10月，实际发生时间为2013的7月,自查人员认为：跨期时间长将影响财务信息反应的及时性。建议财务人员对发生的业务及时催收单据入账。
6.财务印鉴保管和使用问题 自查中发现，财务专用章和基金会法定代表人私章由一人保管。使用财务印鉴未形成登记记录。自查人员建议：重要印鉴的保管应分离。增加印鉴使用登记薄加强印鉴管理和查询印鉴使用记录。
7.会计凭证管理问题 自查中发现，基金会会计凭证粘贴和装订不规范，在自查人员翻阅中出现单据脱落及部分单据粘贴遮盖内容的情况。自查人员建议：报销人员规范粘贴凭据，财务人员结实、整齐对会计凭证进行装订，以保证凭证的完整性和美观性。
八、自查结论 自查人员认为：基金会按照《会计法》的规定，依法设置会计账簿，根据基金会实际发生的业务事项进行会计核算、填制会计凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告。执行国家有关财务法规，所发生的各项业务事项均在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，依据《民间非营利组织会计制度》的规定进行会计核算。根据基金会工作实际，在建立并实施内部监督和控制制度过程中，制定了《基金会财务管理制度》、《麦田计划分社/团队财务管理细则》、《麦田教育基金会员工手册》、《财务部管理手册》等。 基金会总部及各地方分社（团队）相关人员在工作过程中未能严格执行基金会有关规章制度，未能有效地实施财务监督和控制。可能对基金会财务信息的真实性、完整性、准确性、及时性以及基金会财产的安全产生影响，还可能对基金会的社会公信力产生影响。 自查人员建议：基金会管理当局及时修改完善相关内部管理制度，制定有效措施要求总部及各地方分社（团队）相关人员严格执行。促使基金会财务规范管理，加强对基金会财产管理和资金运作，杜绝漏洞发生。确保基金会真实、完整、准确、及时、公允反映财务状况和经营情况。增加基金会财务信息透明度，提高基金会社会公信力。
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发表于 2015-8-25 14:37
发表于 2015-8-25 15:18
发表于 2015-8-25 16:05
