2013年度助学部工作总结

麦田助学部

　　先以一份思维导图作为开篇，也是小晓的第一份思维导图作业，画得不太好，希望大家见谅！

麦田助学部

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2013年审核组工作总结

　　　　　　　　　　　　　——小木

1、审核组工作基本情况


　　年度审核情况：
　　自2013年1月至2013年12月，收到41批资料（含麦苗班），共904份学生资料，通过审核612人（部分还在审核中），与上年同期基本持平。


组员情况：
　　审核组现有正式审核成员52人，长期外援22人。
　　当前成员年龄结构合理，多数为30岁及以上的成年麦友，工作稳定且上网时间充足，更重要的均具备一定的走访活动经验，以适应走访资料审核的工作。此外，部分成员同时在分社/团队助学组担任职务。


培训情况：
　　2013年全年共开展培训11次，其中针对分社/团队开展走访前培训8次，针对资料员培训1次，针对内部审核员培训2次。此外，进行YY资料群审尝试3次。
　　在2014年，审核组将继续充分发挥自身优势，协助各分社/团队进行走访前的培训和资料员能力建设，与各分社/团队一起携手做好每一份资助人所信任的资料。


2、审核相关分析


　　长久以来，就走访资料审核时间过长的问题一直不乏质疑，面对质疑无论审核志愿者也好，亦或是分社资料员均承受着较大的压力。审核组自身也一直在进行反思，并结合近几年来的资料审核情况进行了分析。
　　借助分析，资料提交用时（已分社/团队走访完成到提交助学部审核的两个时间节点计算）、资料回复确认用时（已意见反馈分社/团队到分社/团队回复的两个时间节点计算）、走访资料质量（资料完整性和本身存在的问题点等情况）和审核人员数量和业务水平是影响审核效率的4点要素。
   
    针对于资料提交时间的分析（已完成）
      简介：选取2013年度前完成的40批资料为样本进行分析，考察各分社/团队在资料提交时间、资料提交数量2个方面的情况，以提交时间为主要研究对象。
  结论：各分社/团队平均资料提交用时为42.7天，30人及以下的资料提交用时较短。
  措施：①自2013年下半年起，进一步明确走访备案机制，并强调为尽早发布资料及保证资料的时效性，走访后一个月内必须提交走访资料予助学部。
        ②利用资料员培训和日常沟通，引导分社/团队理性走访，避免因大批量走访
　汇总整理用时过长和后续核实因工作量大难度增加等问题。


　针对回复确认时间的分析（已完成）
   简介：以2013年度审核完成的26批资料为样本进行分析，考察各分社/团队在预初审资料回复时间、复审回复时间、资料确认时间3个方面的情况，以回复用时为研究对象。
   结论：各分社/团队用时情况差异明显，同时与走访资料质量、资料问题点情况和分社/团队资料员业务水平密切相关。
   措施：①资料反馈后，及时与资料员跟进沟通，保证资料的尽快回复，以确保资料审核的及时进行。
         ②借助资料员培训和日常沟通，协助分社/团队资料员业务水平的提升。
         ③通过整理编订《审核语言的解释说明》，详细说明审核中常见问题和提出依据等方面的情况，方便资料员更好的理解资料审核意见，更具有针对性的核实补充资料。


  　针对于资料审核总体用时的分析（进行中）
    简介：计划以2013年度全部资料为研究样本，考察资料审核中的全部时间节点用时情况、资料质量、分社/团队资料员业务水平、审核组成员业务水平等方面的情况，全面分析与资料审核相关的各要素其相关性影响。预计于2014年3月份前完成，并列入新一年度资助点、走访名额申请审核的标准之一。
    结论：就已完成的资料来看，最快审核用时14天（2013年12月东营团队山东临沂走访资料审核，目前已于2014年1月结对发布），最慢审核用时180天。各分社/团队之间差异明显。
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3、审核组内部建设


    审核员业务水平建设
      ①2013年度，尝试编订《审核组工作手册》（201311初步版），涉及审核组要求、工作介绍、审核要点、审核常见问题、疾病医疗等重点问题，以期望审核组成员更好的明确岗位职责、规范审核语言的使用和能够有效处理审核中一些重要问题等。
      ②开展内部YY培训，借助前期审核员问题收集，集中处理，答疑解惑，解决审核员在日常审核工作中遇到的疑问和难题，提升审核员的业务水平，更加高效的开展资料审核工作。
      ③借助QQ群聊和邮件，在日常审核中个别资料存在问题，及时进行集体讨论，保证审核意见的客观性、公正性。
      ④内部审核案例分析，尝试设计案例，涵盖审核中常见的问题，用作内部讨论，同时也做对外招募考核使用。


审核模式优化尝试：
   ①初审给出初步意见形式。针对暑期分社/团队走访高峰期和麦苗班资料审核容易出现审核资料集中、审核压力较大、审核员人手不足等问题，在借助外部审核员招募的同时，尝试对于部分整理规范且问题较少的资料使用初审就给出初步意见的审核形式，在原有审核要求不变的前提下，有效的减轻了审核压力，提升资料审核的效率。
   ②YY群审形式。针对部分分社/团队小批量（资料人数为10人左右）且整理规范的资料，尝试采用YY群审的形式，由助学部审核组成员、分社/团队助学组成员和走访小组成员共同参与，就资料存在的问题当场解决，并提出审核意见，提升资料审核的效率。
   （在此特别感谢天津团队和东营团队的大力配合，特别是东营团队自提交到审核完成总用时仅14天，离不开助学组麦友们的辛勤付出，群审当天能够协调本地麦事负责人、老师们的参与更是感动，向你们致敬！）
   目前审核组正尝试制定审核模式选用标准和操作规范，力求将以上两种审核模式标准化、常态化，作为常规审核模式的补充。


审核员的“减负”和“增负”尝试：
   ①审核员的“减负”。减轻审核员的负担，在充分考虑审核员的时间的前提下，尽量将提交审核意见的规定时间放长和错开，保证审核员的休息时间。在此做出检讨，目前此项工作效果并不理想，也是小组未来工作的重点之一。
   ②审核员的“增负”。 在严格强调审核规范和标准不变的前提下，尝试让预审员进行初审工作尝试，初审员尝试开展复审工作尝试，增加组内成员的审核经验，并可一定程度上缓解之前组内复审员欠缺、专管员欠缺的问题。2013年度，复审员由之前的14人（约占总成员的27%），到目前为36人（占70%），专管员由之前的5人，到目前11人。在未来，希望借助培训和类似的复审尝试，让更多的审核员积累审核经验，提升整体审核业务水平。


审核组文化建设      
      审核组漂流册。一个小册子写满大家的祝福和感悟，自八周年襄阳开始，山东、天津、江苏、上海，在每一个审核组的成员手中漂流。相较于分社/团队，审核组成员之间的活动一般活跃在网上，难得有这样机会，麦友们之间的情谊也显得愈发的珍贵。  

4、未来工作构想


完善资料赋分评级制度：
进一步立足于资料进行研究，并尝试以资料用时、资料质量、分社配合度等方面建立赋分评级体系，针对不同类型的资料选取合适的审核模式，提升审核效率，对分社/团队助学组的资料整理和维护提供针对性的意见和建议，同时也为未来资助点申请、走访名额申请提供一定的参考依据。


审核组内部岗位优化
进一步进行内部岗位梳理，在明确各岗位职责的前提下，继续进行内部岗位优化尝试，以提升审核效率为最终目的，同时充分考虑内部成员的需求和具体实际，在保证完成审核任务的同时，减轻成员的负担。并借助定期的例会的形式，让组内越来越多的成员参与到小组日常管理和团队建设工作上来。


组内文化活动开展：
　　目前“审核组饭票”和“审核组视频”小项目已进入筹备阶段，未来审核组希望借助更多有趣而有意义的活动，调动组员的积极性，并营造良好的团队氛围。虽然资料审核工作是基于网上开展，但小组的活动却并不局限于此，也希望借助这些活动的宣传，让审核员们从幕后走入台前，让越来越多的麦友们认识和了解这个可爱的团队，也希望借助这样的活动，让越来越多有能力和有时间的麦友加入到这个温馨的家庭。




5、个人感悟


　　提笔间，担任审核组组长已近半年，多年的学生生涯也即将进入尾声。
　　大家口里所谓的“木组”，很“不幸”刚刚勉强迈入25岁及以上年龄组，还是一个学生兵啦。而将近5年的时间，麦田俨然成了我学生时代生活中不可或缺的一部分了。
也许在很多人看来审核工作很枯燥，但在我觉得从细微之处发现资料存在的问题，能够避免资助人可能存在的疑惑，做好每一份资助人信任的资料恰恰是审核的魅力和意义所在。同时这也就是我，一个永远不乏理想主义和热爱审核的孩子，肩负起这份责任的初衷。
　　当然要感谢的人和团队真的有很多，感谢每一位资助人对于审核组工作的信任，感谢每一个分社/团队和资料员们的付出和配合，更要感谢审核组里每一个辛勤付出的志愿者们，感谢你们对于小木的信任和支持，如老莫在审核组漂流册里所写的一样——你们是最了不起的孩子！
　　在新的一年，审核组的工作将继续如往年一般有序开展，就个人而言也将开始工作和组建家庭，谨希望一切顺利！


　　2014，携手向前，并肩同行！

麦田助学部

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　结对组2013年工作总结　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　——暮丫头

　　在助学部各位的大力支持以及结对组各位成员的共同努力下，很好的完成了2013年结对组的各项工作。
一、2013年的工作内容
1、总计结对29个批次，共计853名学生。各成员均参与了结对活动。
2、资助人系统的数据录入，确保100%无误。
3、新资助人系统设计完成。目前一切录入正常，仍然需要各分社的配合。

二、目前工作中的不足
1、由于新人还处于磨合阶段，还需要不断的学习麦田知识，学会更好的沟通交流。目前资助人问询孩子信息的时候，还是会第一时间找到当时的结对志愿者，所以，希望能够跟分社做好沟通工作，及时得到孩子的消息。
2、由于发布的孩子次数日益增多，目前结对组成员的结对人次已远远不能满足结对需要，造成资料审核完成到正式发布结对贴有一定的时间差。希望在日后的工作中，发现新鲜血液，加快结对的时间进度。

三、努力的方向　
　　希望在各组员的齐心努力下，能够在2014年更好的结对各项工作。并尽快招兵买马，发现新鲜血液，加快结对周转时间。

麦田助学部

发放组2013年度工作总结

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　——朵朵妈妈

　　还记得2013年新年伊始，正月十五刚过，发放组就收到来自山东的第一份发放表……转眼14年已经来了。时间真是个顽皮的孩子，2013就这么偷偷地溜走了。


　　2013春季发放中，发放前的审核主要是由倚河看柳完成，共收到并完成四十份发放表的核对工作；发放后的审核主要由菩提完成，及时地配合了汇款通知组的工作。


　　秋季发放中，除了最近新结对的信阳、萍乡和临沂的未收到最新发放表之外，我们共收到并完成了全国各资助点五十一份发放表的核对工作。除了个别地区因为错误过多和修改时间过长推迟了原定发放时间之外，绝大多数地区都能按照预计的时间顺利请款并及时发放。


　　在审核的过程中，我们发现在发放表上总会存在一些问题，基本上学生信息，资助金额以及资助人信息等都会有着错误出现，沟通时发现有的地方资料员根本不去咨询是否有最新资助人信息等等，只是按着自己手中的原有表格复制更改而且查询时并没有按照正确的顺序和方式去做，导致发放表中出现很多不该出现的错误，并且在发来邮件时很多团队或分社都会有信息不完整的情况出现。通过我们仔细核对并及时与结对组、汇款通知组的同学们以及分社的资料员们进行沟通，极大的减少了实际发放中的错误，保证了各团队及分社的资助款正常发放。本期发放后的审核在事务组的跟进下正在进行中。


　　总体说来，春秋两季发放的发放表核对工作开展较为顺利，与各团队及分社沟通较为及时，与助学部其他各小组配合更加默契。虽然仍有一些失误出现，但我们会从中吸取经验教训，更加努力、更加仔细的来对待发放表审核的工作，明年的审核将采取初审复审的方式，最大限度上避免错误的发生，相信大家在以后的工作中一定会越来越好的。


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

2014-1-6

　　

麦田助学部

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　汇款通知组工作小结

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　——小猪

第二年担任汇款通知组长，经过上一年的实践发现不足，努力的在完善，避免去年的失误。

1.      今年新招组员若干名，在此次汇款通知的资料核对中及后期的汇款信息记录中起到重要的作用，使得我在本次工作中很好的掌控全局，确认汇款，做到零的突破，零未知汇款，这应该是麦田历史上唯一一次。

2.      去年的汇款通知表的汇合分配工作让我绞尽脑汁，一直在摸索着用什么更好的方式进行分配，在这里花费了很多时间还勉强做好，今年吸取去年的经验，今年被我摸索到更好的办法，更好更快的完成。

3.      通知各通知员进入汇款通知工作群，组织进行培训，每年在培训之前制作了汇款通知的PPT，将去年遇到的情况重点说明，但是参加培训的通知员不足一半，而每一年的通知知员都是新老参半，也使得部分地区的一开始始的通知有些混乱或是无工作进展，在督促及帮助后才渐渐进入情况，并很好的完成工作。

4.      去年汇款通知的内部对账、放弃资助、更换资助款资料等全部启用群邮件取得很好的效果，所以今年也同样沿用这样的模式，而且再做细分，开辟财务人员专用群，而通知员的汇款信息邮件则以7天为限，以避免去年的邮件过大打开卡机的情况。

5.      今天让我仍然觉得无力的还是初考高这一块，资料反馈慢，有的甚至跟踪不到，而且每年初考高的学生在逐年增加，资助款的增加让一些资助人选择放弃，这样对助学部是一种挑战，更是一种责任。这一点上很感谢负责辍学款的暮丫头，很出力的完成这项工作。为孩子们重新安排了资助。

　　2013年麦田汇款通知正常升学为2335名，初考高305名，高中毕业121名，辍学149名，停止资助款55名，合计学生人数2965名，新开资助点6个，取消资助点1个，我们的资助款却最少要通知1万人次以上（估计），在此我非常感谢各通知员的辛苦，让资助款如期到账完成任务。

　　在此还要谢谢通知员的各位成员，在这个过程的辛勤付出，还有暮丫头及各位通知员，给我的包容及支持，虽然这次我不是做到手腕酸痛，但是却因为不小心摔倒弄到手，又出现了手腕包着纱布的情景，不过最终还是把工作做个完美的ENDING，感谢各位的包容及支持。

麦田助学部

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　助学部事务组2013年工作总结

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　——孤傲风

　事务组今年是变化比较大的一年，其间最大的变化莫过于差一点将这个成立一年多的小组给解散。以致小组组员都准备并入其他小组的；不过经过真水她们的重新梳理，最终决定事务组不解散。重新规划过后的事务组工作事项更为清楚。主要负责以下事项：

a、回复论坛上有关助学方面的疑问。

b、收集有关资助方面的投诉意见及做好反馈工作。

c、更新助学部的通讯录。

d、完成助学部负责人临时交代的工作。

e、对资助指南、“助学部”版块的相关资料帖进行更新。

f、监督各分社发放后、回访后在资助系统上的资料更新。

今年事务组开展了如下工作：

更新完麦田计划全国资助点2012年秋季和2013年春季发放情况的汇总

持续更新麦田计划全国资助点2013年秋季发放情况的汇总

持续更新麦田计划全国资助点发放情况的汇总

持续对论坛助学部版块关于助学方面的疑问帖进行回复

也协助结对组完成了资助结对、资助系统信息录入，以及通知组的部分汇款通知表的审核和汇款通知记录

上任组长棱角因为也有在决策团队担任相应的职务，为了能够更好的担任决策团队的职务，便将事务组组长的职务让了出来。因为之前的变动，组内成员的变化也挺大，而我也就由组员被提升为了组长。经过这次变故，原有成员被调至其他组中，事务组内所有成员都换成了新人；我在监督培训方面没有做到及时跟进，导致组员对于事务组的工作不够积极。

对此，我也要进行自我检讨，因为自己一直也是处于一个学习的过程中，没有及时对组员态度进行调整，让事务组没能发挥出相应的作用，目前主要由我和枫熠在支撑着小组的运转。

明年将对事务组组员进行重新梳理，固定组员后及时开展培训工作，让组员能够快速熟悉助学部的相关事宜，能够及时的开展工作。

麦田助学部

【关于2014】

　　麦田今年已经运营到第九年了，助学部在前任部长——小笨笨的带领下，组织架构已基本搭建完成，走访、结对、发放、汇款通知及部门内部事务等工作已安排由各小组长协调管理，工作有条不紊地开展着。去年9月，笨笨因成家后，需要转移生活重心，辞去了部长一职，由鄙人接任，原审核组的工作由小木（ID：麦田小木）接替，经过一段时间的准备，已顺利完成交接。

　　进入2014年，为使麦田的助学工作更为规范及完善，助学部将会进行如下几个方面的工作进行调整：

一、完善资助系统。
　　为能更好地使用资助系统，计划增加交互功能，了解资助人的需要，并修正资助系统一些不太合适的设置。

二、回访机制的规范化。
　　对部分团队“只重走访、不重维护”的观念加以正确的引导，修订回访表及细化回访流程。让资助人对麦田的助学工作更为信任。

三、重新编订《助学部工作手册》。　
　　上一次部门重组，工作细化以后，增加了很多新人，但大多只了解本小组的工作，为使大家对整个助学部的工作流程有还深的了解，将重新编订《助学部工作手册》，让每一位加入的新成员能更快了解自己的工作要求，并更好地上岗。

四、推动“快乐麦苗”主题活动的进行。

五、做好“检讨月”活动的协办工作。

六、推动《“初升高”打包资助》项目。
　　解决每年升高中的孩子重找资助人的压力。

七、协助每个有资助点的分社做好每一项助学工作，搭建好资助点分社与资助人之前的桥梁。


【一点感想】
　　自2009到2014，我在麦田、在助学部已走过第五年，麦田已然成为我生活的一部分。从一名酱油君，到审核员、审核组组长，到部门负责人，我所走过的第一步，都有离不开助学部每一位成员的帮助与支持，感谢帮助过我、支持过我的每一位！当然，作为一名志愿者，我的工作还是很多不足的地方，我会继续努力，做好部门的管理工作，并通过多方面的学习，多与助学部成员、分社进行沟通，提高管理水平，也欢迎各位对我的不足进行指正！
　　在未来的日子里，希望大家能够继续群策群力，一起完善麦田的助学工作！谢谢！
　　
    PS 1:
　 有关部门工作的沟通与交流，请发邮件至助学部工作邮箱：mtzhuxuebu@qq.com

    小晓的个人邮箱：80143677@qq.com　（欢迎批评指正）


　　PS 2：
　　还有几天就过年了，在此给大家拜个早年，祝各位：逢马年、办牛事、做牛人、走牛运、壮牛体、发牛财、牛气冲天哞哞叫，生活幸福哈哈笑，去年的心情还不坏，今年的日子更精彩！


　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　小晓
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2014.1.25

麦田助学部

感谢过去一年大家对助学部工作支持与指正！

2014年的走访计划将于3月初发布，敬请各资助点团队及有建立资助点的团队关注！

刘海青

好详细的总结，好强大的团队！

什麦-皮皮

顶起！小晓加油！助学部加油！

托普

强，树状图画得清晰明了，赞一个！

秋月

强大的助学部，辛苦的童鞋

yc一凡

幸苦了。。。。

青衣

你们真棒，助学部的童鞋们，辛苦了。

jeasney

辛苦了，作为其中小小的一员，做得太少了，一起加油吧!

阿心

海边的燕子

写的好详细啊，助学部真强大

温柔子

总结很给力，那个图赞一个

萧不才

一目了然,好!

麦田小木

  顶一下~~~啦啦啦